2. Grundlagen

 

2.1 Business Intelligence

Business Intelligence beschreibt die Bereitstellung von entscheidungsunterstützenden Informationen zu einem bestimmten Zeitpunkt an die richtige Person aus einem Datenspeicher, der durch Analyse und Auslese von Unternehmensdaten gewonnen wird. Aufgabe von BI Lösungen ist die Verbesserung der Geschwindigkeit der Bereitstellung und der Qualität der bereitgestellten Information. BI wird von Managern in sowohl operativen, als auch strategischen Entscheidungsbereichen angewendet (Negash und Gray, 2008). 

 

2.2 Key Performance Indicator

Der Begriff Key Performance Indicator (KPI) beschreibt in der Betriebswirtschaftslehre allgemein Kennzahlen. Diese Kennzahlen beziehen sich auf den Erfolg, die Leistung oder die Auslastung eines Betriebes, einzelner Prozesse oder auch Maschinen und messen diese (Gabler Wirtschaftslexikon, 2016). Zhang et al. (2011) beschreiben KPIs weiter als Maß, um eine Performance in Relation zu gesetzten Zielen zu bringen. Aufgrund dieses Bezugs zu erbrachten Leistungen dienen KPIs den verschiedenen Managementebenen dazu, Unternehmensprozesse und Leistungen zu kontrollieren und zu bewerten (Gabler Wirtschaftslexikon, 2016). Anhand dieser Messungen kann das Management ausgehend von der Bewertung neue Ziele definieren oder bestehende Ziele ändern (Zhang et. Al, 2011, S.2). KPIs dienen also als Informationsmedium, bei dem es essentiell ist, jeder Managementebene die individuell auf dieser Ebene benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen. Deshalb gibt es eine Vielzahl an KPIs. So benötigt ein Abteilungsleiter in einem produzierenden Unternehmen KPIs über entsprechende Auftragsbestände, Lagerbestände und Produktionsleistungen. Wohingegen ein Geschäftsführer Informationen z.B. über den Gesamtumsatz und die Kosten benötigt. 

 

Um diese Ansprüche erfüllen zu können, sollte bei der Erstellung von KPIs auf die s.g. SMART-Kriterien geachtet werden. Die KPIs sollten spezifisch (specific), messbar (measurable), bestimmbar/zuteilbar (assignable), realistisch (realistic) und zeitbezogen (time-related) sein, um den gewünschten Vergleich sinnvoll darstellen zu können (Doran, 1981).

 

2.3 Dashboard

„A dashboard is a visual display of the most important information needed to achieve one or more objectives, consolidated and arranged on a single screen so the information can be monitored at a glance” (Few, 2006, S.34).

Häufig werden Dashboards in der Literatur mit dem Cockpit eines Flugzeuges oder Autos verglichen. Informationen werden über Anzeigetafeln und optische Signale wiedergegeben und können vom Empfänger sofort verarbeitet und genutzt werden (vgl. Pankaj et al., 2006, S.2). Die Zeitpunkte zwischen dem Erhalt der Information und der Entscheidungsfindung sind sehr nahe beieinander, wenn z.B. eine Geschwindigkeitsbegrenzung zu sehen ist und der Fahrer innerhalb weniger Sekunden wissen muss, ob zu bremsen oder zu beschleunigen ist.
BI Dashboards bilden dementsprechend KPIs über Anzeigeinstrumente ab, um den Entscheidungsträger zu unterstützen. Das Dashboard übernimmt dabei sowohl die Funktion des Straßenschildes als auch des Cockpits, indem es Soll- und Ist-Werte über KPI´s gleichzeitig angibt. Es schildert somit dem Betreffenden die Situation in Echtzeit und veranlasst diesen zu einer Entscheidung, wenn sie benötigt wird (vgl. Zhang et al., 2011, S.2).

 

2.3.1 Arten von Dashboards

Da auf verschiedenen Ebenen im Unternehmen Entscheidungen getroffen werden müssen ist es nötig Informationen auf die Entscheidungsträger in den verschiedenen Ebenen anzupassen. Im Wesentlichen gibt es drei Ebenen, auf denen Dashboards als Entscheidungsbasis zum Einsatz kommen: operativ, taktisch und strategisch. Dementsprechend gibt es jeweils eine Art von Dashboard für eine Ebene (vgl. Goldmeier et al. 2015, S.155). Eine erste Übersicht über Funktionen und Zielpersonen der einzelnen Arten liefert derweil Eckerson (2011).

 

Abbildung 1: Funktionen-Nutzer-Pyramide zu Dashboardarten
Quelle: Eckerson, 2011, S.103

 

Operative Dashboards

Operative Dashboards sind handlungsorientiert und beziehen sich auf untere Unternehmensprozesse und betriebliche Abläufe. Sie enthalten detaillierte oder leicht zusammengefasste Daten direkt aus betrieblichen Systemen oder einem aktuellem Data Warehouse. Sie enthalten also nur sehr wenige, in der Regel sogar nur ein Informationslevel. Aufgrund dieser Orientierung sind operative Mitarbeiter, z.B. Verkäufer, Servicemitarbeiter oder Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt primäre Nutzer dieser Dashboards. Aber auch die Managementebene nutzt diese Dashboards, um sich über operative Tätigkeiten zu informieren. Operative Dashboards messen dazu den Output von „low-level“ Prozessen innerhalb des Unternehmens, wie z.B. Verkaufszahlen oder Web-Aktivitäten. Diese Art von Dashboard weist dadurch einen äußerst dynamischen Charakter und eine hohe Aktualisierungsrate auf und beinhaltet aktuellste Daten. Diese Informationen ermöglichen es den Beschäftigten aufkommende Probleme zu lösen, bevor diese überhaupt zum Problem werden oder auch neue Chancen rechtzeitig zu ergreifen (Eckerson, 2011).  

 

Taktische Dashboards

Im Gegensatz zu handlungsorientierten, operativen Dashboards sind taktische Dashboards auf Analysen ausgerichtet. Sie werden primär vom Management verwendet. Taktische Dashboards sind dabei in der Regel in verschiedene Unternehmensportale eingebettet, dessen Zugriffsrechte sicherstellen, dass der jeweilige Manager nur das für ihn bestimmte und mit entsprechenden Informationen bestückte Dashboard einsehen kann.  Das Management bewertet damit Leistungen in Bezug auf Unternehmensziele mithilfe einer Kombination aus detaillierten und zusammengefassten Daten und optimiert auf Basis dieser Geschäftsprozesse. Gute taktische Dashboards zeigen typischerweise ein Dutzend oder mehr KPIs und stellen Verknüpfungen zu anderen taktischen Dashboards und Reportings her. Die Analyse basiert dabei auf Daten zu Zeitabschnitten oder kategorischen Vergleichen. Dabei stehen verschiedene Drill-up und -down Funktionen über verschiedene Dimensionen zur Verfügung, die durch analytische und funktionelle Diagramme und Tabellen dargestellt werden.  Ein entscheidendes Merkmal im Unterschied zu anderen Arten von Dashboards ist, dass taktische Dashboards auf ein Data Warehouse, Data Mart oder BI Reporting Server laufen und Standard Reporting und Analysetools verwenden, um Daten darzustellen. Die genutzten BI Plattformen sind ein integriertes Set von Reporting und Analyse-Modulen, um Messwerte und Diagramme zu generieren. Somit generieren BI Plattformen im Zusammenspiel u.a. mit Online Analytical Processing (OLAP), wodurch die „multidimensionale Datenanalyse“ beschrieben wird, (Azevedo, 2006, S.38)) taktische Dashboards, die nicht zuletzt dadurch bedingt viele Formen annehmen können. Der Einsatz von BI Plattformen und OLAP ermöglicht es die Daten multidimensional darzustellen, sodass der Nutzer mit dem Dashboard interagieren kann durch das Setzen von Filtern oder auch durch aufrufen detaillierterer Daten. Die benötigten Daten werden dazu von einem Data Warehouse bereitgestellt, das die Daten über Jahre speichert um auch zeitliche Entwicklungen aufzeigen zu können. Die Aktualisierung der Dashboards liegt bei taktischen Dashboards zumeist im täglichen oder auch wöchentlichem Rhythmus, kann aber auch zeitaktuell vom Benutzer abgerufen werden (Eckerson, 2011).

 

Strategische Dashboards

Strategische Dashboards werden häufig auch synonym als Scorecards bezeichnet.  Diese werden typischerweise vom oberen Management eingesetzt, um eine Strategie innerhalb der Organisation umzusetzen. Diese Strategien werden vom Top-Management entwickelt, die dann auf unteren Ebenen umgesetzt werden müssen. Eine Scorecard manifestiert diese Strategie und sorgt dafür, dass diese umgesetzt wird und nicht innerhalb der Organisationstrukturen „untergeht“. Dabei geht es primär nicht darum verschiedene KPIs abzubilden, sondern Strategiemaps mit Zielen einzelner Bereiche mit individuellen Profilen zu zeigen. Diese Profile enthalten u.a. die Beschreibungen der Ziele, Szenarien, wie ausgehend vom aktuellen Stand diese Ziele erreicht werden können und Maßeinheiten zur Abbildung des Prozessfortschritts. Mit Hilfe dieser Scorecards werden zukünftige Richtungen der Organisation definiert und deren Fortschritte bei der Erreichung von Zielen zur Umsetzung dieser Ausrichtung vom Management überprüft. Sie geben dem Management ein Instrument um die Strategie gegenüber den Mitarbeitern zu kommunizieren und den Fortschritt der Umsetzung in regelmäßigen zeitlichen Abständen zu überprüfen. Ergeben sich bei diesen Überprüfungen neue Umstände besteht zudem die Möglichkeit die Strategie anzupassen.  Um die Fortschritte bei der Umsetzung der Strategien abzubilden werden unterschiedliche Ziele in Beziehung zueinander gesetzt, bevor dann spezifische Messungen aufgezeigt werden. Um die Umsetzung der Strategie sicherzustellen sind zudem regelmäßige Meetings mit den zuständigen Managern nötig, bei denen die Scorecards eine Diskussionsgrundlage bieten. Scorecard-Software ist dabei so ausgelegt, dass sie von einem zusammengefassten Überblick der Top-Ziele zu weniger wichtigen Zielen übergeht und entsprechende Zielprofile zeigt (Eckerson, 2011).

 

2.4 Gestaltungsgrundlagen

Bei der Gestaltung der jeweiligen Dashboard Arten, die unter 2.3.1 beschrieben wurden geht es darum, verschieden Informationen zu visualisieren. Schumann und Müller (2000, Geleitwort) beschreiben, was man unter Visualisierung versteht:

„Unter Visualisierung ist hier die rechnergestützte, visuelle Präsentation von Daten, Informationen und Wissen in einer für den Menschen adäquaten und für die jeweilige Anwendung in diesem Kontext sinnvollen Form zu verstehen.“

 

Bei der Visualisierung werden spezielle Anforderungen gestellt. Diese lassen sich allgemein auf drei wesentliche Anforderungen beschränken: Expressivität, Effektivität und Angemessenheit.

2.4.1 Expressivität

Auch Mckinlay (1986) diskutiert auf Basis der Anforderungen bei der Visualisierung das Kriterium der Expressivität und bezeichnet es auch als Ausdrucksfähigkeit. Dabei geht es um die unverfälschte Wiedergabe der Daten. Es beschreibt die Anforderung, nur die Informationen visualisiert werden, die auch in den Daten enthalten sind. Schumann und Müller (2000) gehen darauf ein, dass die Expressivität einer Visualisierung primär von der Struktur und Art der Daten, die präsentiert werden sollen abhängig ist. Nach Ihnen ist die Einhaltung des Expressivitätskriteriums die Grundvoraussetzung für die Erfüllung der Qualitätsanforderungen. Die folgende Abbildung soll die Anforderung der Expressivität verdeutlichen. 

Abbildung 2: Beispiel für Expressivität bei der Visualisierung

a)expressive Darstellung des Datensatzes durch einen Scatter-Plot und b) der Selve Datensatz, dargestellt als Balkendiagramm
Quelle: Schumann und Müller(2000, S.10) in Anlehnung an Mackinley, 1986

Abbildung 2 veranschaulicht die Anforderung der Expressivität bei der Visualisierung. Dargestellt wird eine Übersicht über eine Menge an Autofabrikaten und deren Herstellerländer. In Abbildungsteil a wird die Expressivität exemplarisch dargestellt, indem die Daten durch Scatter-Plots visualisiert werden und Informationen damit deutlich darstellen. Dahingegen wird in Abbildungsteil b ein Balkendiagramm eingesetzt, wobei durch die Länge der Balken jedoch der Eindruck einer Ordnung  bezüglich der Herstellerländer vermittelt wird. Dadurch wird das Kriterium der Expressivität verletzt.
 

2.4.2 Effektivität

Ein wesentlicher Aspekt bei der Visualisierung ist die Effektivität der eingesetzten Visualisierungselemente. So gehen z.B. Bacic et al. (2013) immer wieder darauf ein, dass die Mittel effektiv eingesetzt werden müssen. Schumann und Müller (2010) widmen dieser Anforderung ein eigenes Unterkapitel in ihrem Werk über Visualisierung. Sie beschreiben Effektivität als optimale Ausnutzung der visuellen Fähigkeiten des Betrachters und der charakteristischen Eigenschaften des Ausgabegerätes unter Berücksichtigung der Zielsetzung und des Anwendungskontextes. Das Kriterium der Effektivität soll dabei Aufschluss geben über die Fähigkeit einer Darstellungsform, die in ihr enthaltenen Informationen zu veranschaulichen und dem Betrachter auf intuitive Weise zu vermitteln (vgl. Schumann und Müller 2000, S.10f).

2.4.3 Angemessenheit

Durch die oben, von vielen Autoren im Zusammenhang von Visualisierung genannten Kriterien der Expressivität und Effektivität können prinzipiell alle Faktoren, die notwendig sind, die effektivste visuelle Repräsentation für ein bestimmtes Bearbeitungsziel zu finden, bestimmt werden. Allerdings wird dadurch der Kostenansatz nicht berücksichtigt, der bei der Visualisierung von Daten auch eine Rolle spielt. Bei dem Kriterium der Angemessenheit stehen sich somit Aufwand und Nutzen gegenüber. Es geht dabei um einen Rechen- und Ressourcenaufwand, der bei der Erhebung und Generierung von Daten anfällt. Es geht weniger um die Qualität der Visualisierung, als um Aufwand und die Kosten einen solchen Visualisierungsprozess durchzuführen (vgl. Schumann und Müller 2000, S.12).

 

2.5 Wahrnehmung

Bei der Gestaltung von Dashboards ist die Wahrnehmung ein erheblicher Faktor, der beeinflusst, ob der Betrachter auch wirklich die für ihn relevanten Informationen aus dem Dashboard generieren und entsprechend interpretieren kann. Hinter der Wahrnehmung steht ein komplizierter Prozess innerhalb des Auges. Im Folgenden wird der Ablauf des Wahrnehmungsprozesses im Auge sehr oberflächlich und allgemeinverständlich beschrieben. Im Weiteren geht es dann um die Eigenschaften und Auswirkungen der Wahrnehmung auf den Betrachter.

Bei der Wahrnehmung wird das Auge durch physikalische Lichtereignisse gereizt und gibt die empfangenen Daten ohne Bewertung an das Gehirn weiter. Durch die Betrachtung mit zwei Augen können die aufgenommenen Daten im Gehirn zu einer Raum-, statt nur einer Bildwahrnehmung verarbeitet werden. Die Art, wie etwas wahrgenommen wird ist dabei von kulturellen Einflüssen und bisherigen Erfahrungen des Betrachters beeinfluss (z.B. die Leserichtung von Texten). Allerdings gibt es in Bezug auf die Wahrnehmung grundlegende Gemeinsamkeiten bei Menschen unabhängig von Kultur und Erfahrung. So gibt es ein allgemeines Bestreben, sich auf einer gemeinsamen Fläche befindende Elemente zueinander in Beziehung zu setzten (vgl. Stapelkamp 2007, S.16). Eine allgemeine und gut verständliche Erklärung, was Wahrnehmung bedeutet liefert derweil Stapelkamp (2007, S.16):

„Wahrnehmung bedeutet, nach kausalen Zusammenhängen zu suchen und einzelne Elemente auf Grund ihrer Farbe, Form oder Größe zu gruppieren, in der Hoffnung dadurch in den Elementen bzw. aus der Kombination dieser Elemente heraus, bekannte Strukturen bzw. Abbilder interpretieren zu können.“

Dies bedeutet zudem, dass bewusst oder unbewusst Elemente dem Gesehenen gedanklich hinzugefügt werden, die in Wirklichkeit nicht vorhanden sind. Dieses Phänomen ermöglicht es den Menschen Vorteile zu erkennen und vorausschauend zu handeln. Überträgt man diesen Umstand auf die Nutzung von Interfaces, hat das zur Bedeutung, dass ein Anwender stets versucht Einzelelemente zu interpretieren und in Bezug zu setzten. Bei der Wahrnehmung ist zu berücksichtigen, dass der Blick eines Anwenders nie lange ruht, sondern ständig in Bewegung ist. Damit verlagert sich ständig der Fokus des Anwenders, was eine ganzheitliche Betrachtung in der Regel unmöglich macht (vgl. Stapelkamp 2007, S.16f).